Efektivitas dan Efisiensi

Dalam kegiatan apa pun, orang mengusahakan agar melalui kegiatan yang dilaksanakan baik sendiri maupun bersama-sama diperoleh hasil seperti yang diinginkan. Itu dibahasakan dengan banyak cara, misalnya, mencapai hasil, mewujudkan tujuan, mencapai sasaran, memenuhi kuota, dan lain-lain. Jika kegiatan yang diusahakan itu memeroleh hasil seperti yang dikehendaki, maka disebut efektif. Orientasi menuju hasil menimbulkan ukuran-ukuran efektivitas yang terus dipantau dan diusahakan kemajuannya. Efektivitas 60% berarti usaha baru mencapai hasil 60% dari hasil 100% yang diharapkan. Untuk itu lalu diupayakan melalui perbaikan proses kerja, penyempurnaan organisasi kerja, peningkatan motivasi dan ketrampilan kerja, agar hasil 100% dapat dicapai dalam tenggat waktu tertentu.

Namun, upaya mencapai hasil itu dilaksanakan dalam batasan tertentu. Bukan upaya all-out dalam arti habis-habisan tak peduli berapa pun pengorbanannya, melainkan usaha all-out dalam batas kaidah efisiensi. Artinya, hasil yang dikehendaki harus dicapai dengan anggaran biaya+tenaga (energi)+waktu yang sudah ditentukan, syukur bisa kurang dari anggaran itu. Jika pencapaian hasil terjadi dengan menghemat anggaran biaya+tenaga (energi)+waktu, maka disebut efisien. 

Jika saya berbicara tentang manajemen kepada eksekutif atau karyawan perusahaan dan lembaga apa pun, maka pertama-tama kedua hal ini, yang merupakan sepasang prinsip manajemen, saya sampaikan sebagai dasar. Entah mereka itu pemimpin suatu perusahaan, anak perusahaan, divisi produk, bagian atau seksi, bahkan supervisor subseksi, efektivitas dan efisiensi harus tertanam dalam-dalam pikiran dan hati mereka (maksudnya menjadi fokus perhatian mereka).

Pernik-pernik Manajemen

Saya belajar manajemen dengan sangat intensif antara 1977-1985 berhubungan dengan pekerjaan saya. Sambil belajar pada tahun-tahun awal,saya juga memraktekkan prinsip dan teknik manajemen dalam pekerjaan saya. Sejak 1980 saya menjadi konsultan manajemen beberapa lembaga dan perusahaan. Sejak itu saya meluaskan pengetahuan manajemen dan mengumpulkan khasanah pengalaman manajerial terapan praktis sesuai dengan bidang kegiatan atau usaha klien-klien saya, dengan proses masing-masing yang khas. Ada perkumpulan politik, lembaga studi sosial, penerbit buku, penerbitan majalah, perusahaan kelistrikan (pembangkit + distribusi), perusahaan pemboran minyak dan gas, perusahaan penerbangan, konstruksi kapal, konstruksi gedung/rumah, pabrik plastik, pabrik rokok, perusahaan kosmetik, perbankan, perkebunan, pabrik gula dll. Saya juga menjadi fasilitator pelatihan manajemen berafiliasi (namun sebagai tenaga free-lance) pada beberapa lembaga pelatihan manajemen.

Saya menyadari melalui kegiatan belajar dan mengajar manajemen selama 30 tahun, betapa luasnya bidang manajemen itu, seluas kegiatan hidup manusia yang terorganisasi. Buku-buku teks yang begitu banyak, yang digunakan dalam pengajaran, hanyalah ujung gunung es pengalaman manajemen yang disistematikkan; sedangkan bagian besar dari gunung manajemen itu tersembunyi dalam praktek individu dan lembaga-lembaga, tak terungkap sebagai wacana tertulis. Memang ada banyak yang kemudian direduksi menjadi prinsip-prinsip umum dan diajarkan atau dilatihkan secara publik, namun sebagian besar tetap tersembunyi sebagai kiat pribadi dan kelompok sebagai pengetahuan dan pengalaman pribadi yang unik.